La base del desempeño exitoso de un equipo de trabajo
está basada en la comunicación. El vehículo más común y práctico para llevar
esto a cabo son las juntas. Como la sangre que lleva el oxígeno a todas las
partes del cuerpo, las juntas permiten que un equipo se enfoque en lo que es
importante, resuelva problemas más rápido al estar todos reunidos, comunica
efectivamente alguna novedad o simplemente mantiene a todos persiguiendo un
objetivo común. Otra gran ventaja de las juntas, si se comparan con
micro-reuniones de dos o tres personas, es que las juntas te ayudan, como
líder, a unir en un espacio geográfico a toda la inteligencia de tu equipo. De
esta manera los empleados necesitan rendirle cuentas no solo a un líder, sino
también a los otros integrantes de su equipo. Si alguien confirma en la junta
que para mañana va a terminar un reporte o investigación y no lo hace, al día
siguiente va a tener que aceptarlo enfrente de todos; esto motiva y elimina
argumentos y excusas. Las juntas que integran a todos los jefes de departamento
son sumamente importantes también. Sobre todo en grandes empresas donde no todos los departamentos están en un
mismo edificio, una junta de este tipo puede facilitar el intercambio de
información entre ejecutivos y empleados que no necesariamente se ven todos los
días.

Desgraciadamente la mayoría de los ejecutivos
prefieren no asistir a juntas porque las consideran una pérdida de tiempo. Es
como imaginar a un doctor diciendo que le aburren las operaciones y que esa es
la parte de su trabajo que más odia. ¿Sonaría ridículo, no? pues así sonamos
todos cuando hablamos de lo poco productivas y aburridas que son las juntas. El
problema no son las juntas en si, sino que no tenemos una estructura con
objetivos definidos para la junta y por lo tanto son poco productivas y
bastante aburridas. Y si se participa en juntas como estas casi siempre se
tomaran malas decisiones para la empresa. La falta de productividad en las
juntas es un comienzo perfecto para una mala operación en una empresa y por
consecuencia se obtendrán resultados mediocres.

En este articulo voy a hablar de un ritmo de juntas
que he estudiado y usado con mucho éxito. Cada junta tiene un objetivo
diferente y por lo tanto tiene formatos y duraciones diferentes. Se recomendará
tener una junta diaria, una semanal, una cada fin de trimestre y una anual. En
otras palabras, una junta todos los días del año.

El objetivo de las juntas diarias, semanales y
mensuales es medir día a día si vas por un camino correcto que te va a permitir
cumplir tus objetivos y también para asegurar que todos tus empleados estén
siguiendo este mismo camino sin distraerse o quedarse atrás ya que el paso del
resto de la organización se debilitaría si así sucediera. Por ejemplo, si una
empresa solo opta por tener juntas trimestrales, y el objetivo se determina
como crecer 5% en ventas durante el primer trimestre, que pasa cuando en esta
junta te das cuenta que la producción sólo creció 1% y las ventas 7%? Pues ya sin remedio y sin tiempo para
corregirlo avisarle a tus clientes que no se van a poder entregar los productos
que tus vendedores prometieron. ¿No hubiera sido mejor enterarte en el primer
mes que las cosas no iban bien en producción? ¿O que en ventas iban mejor de lo
esperado y que se necesitaba presionar más a producción? Las juntas diarias y
semanales hubieran resuelto este problema con tiempo y podrían haberte dado la
información necesaria para no quedar mal con tus clientes.

La junta de fin de trimestre tiene como objetivo medir
el progreso que se alcanzo durante los meses pasados. Se deben de estructurar y
definir los objetivos para el siguiente trimestre, y también calcular el
desempeño esperado para el año. Posteriormente la junta anual es para
recapitular el desempeño del año anterior y marcar las metas y objetivos para
el siguiente año.

El prejuicio que se tiene en contra de las juntas
muchas veces nace por la exagerada duración de muchas de ellas. Es importante
entonces tener un tiempo calculado para cada junta. La estructura de la junta
diaria no debe de durar más de 15 minutos. Es importante reunir a todo el equipo, si son menos de 20 o 25
personas, o sólo a tu equipo ejecutivo para que después ellos repitan la misma
estructura en sus departamentos. Es muy importante que asistan TODOS, si
alguien no puede asistir en persona, que llame por teléfono y que lo pongan en
altavoz; así nadie tiene la excusa de que no se enteró de los objetivos. Si
alguno de tus ejecutivos tiene que estar en alguna reunión fuera de la oficina
a esa hora, que de antemano le avise a la persona con la que se va a reunir que
se va a tener que salir 5 minutos para comunicarse a su empresa telefónicamente
para asistir a la junta del día. Esta simple regla da una excelente impresión a
clientes y miembros de otras compañías ya que demuestra respeto por tus
colegas.

Durante la junta, cada equipo y departamento debe
informar brevemente a los demás que está haciendo y cuando espera acabar (de
esta manera ventas se podrá dar cuenta que producción no le entregará los
productos a tiempo). Si es posible, nadie se debe de sentar durante la junta ya
que parados estarán más atentos y las personas solas se presionarán para que la
junta se mantenga breve. También es recomendable hacer las juntas a horas poco
regulares (como por ejemplo a las 8:47 AM), esto ayuda a que la gente llegue a
tiempo, y si es a una hora temprano (antes de las 9:00 AM), ayuda también a que
lleguen a tiempo a la oficina. Es recomendable que esta junta sea estructurada
siempre a la misma hora y en el mismo lugar para evitar excusas.

El líder no necesariamente tiene que ser el
responsable de estructurar cada junta. En mi caso, al ser muy desorganizado,
siempre asigno a algún ejecutivo que sea mucho más estructurado y disciplinado
para que se asegure que la junta sea efectiva. La persona que estructure la
junta también tendrá la responsabilidad de mitigar cualquier discusión que no
sea relevante en la junta para que se traten esos temas en lo particular por
separado y sin quitarles el tiempo a los demás. De ser posible, este
responsable o tú como líder, se deben de quedar con estos dos ejecutivos 15
minutos más para confirmar que se resuelva la discusión.

La junta semanal debe de ser de 1 hora máxima. Tendrá
que ser mucho más estratégica que la junta diaria y completamente orientada a
resolver problemas. En la primera media hora deben de estar todos los empleados
(igual que en la diaria) y en la segunda
media hora sólo los ejecutivos. Es recomendable que esta junta también sea
estructurada siempre el mismo día, a la misma hora y en el mismo lugar. Al
principio la junta debe tratar por 5 minutos de las cosas buenas que se
lograron la semana pasada (de preferencia de una forma amigable o chistosa).
Esto ayuda a dar sentimiento de unidad al equipo y que juntos están logrando un
objetivo común. Al continuar se deben de enseñar las métricas mas importantes
de la compañía demostrando su avance semanal y que cada departamento igual
demuestre las suyas para poder ver los avances y descensos de cada
departamento. Esto también contribuye al sentimiento de unidad y demuestra las
tarjetas amarillas y rojas de la semana. Al final de la sesión con todos los
empleados, 10 minutos se deben dedicar a comentarios de clientes y empleados
para que todos juntos vean el resultado de su trabajo y se decida como equipo
maneras para mejorar como empresa o como equipo. Después de esto los empleados
se puedan retirar para concentrar al equipo ejecutivo y cualquier empleado que
tenga que estar por el tema que se va a tratar. Se deben de dedicar los últimos
30 minutos de esta junta semanal a resolver el problema más importante que
tenga la compañía en ese momento. Resolver esos problemas estratégicos donde la
visión de todo tu equipo administrativo esta presente es vital.

La junta mensual debe de durar de 2 a 4 horas y su
objetivo es discutir, analizar y hacer una lluvia de ideas para resolver los
problemas más estratégicos a largo plazo de la compañía. A esta junta solo debe
de asistir tu equipo administrativo y puedes traer a algún experto en el tema o
una persona externa que pueda ayudar a resolver el problema especifico. Limita
la junta a uno o dos temas máximo, y avisa de antemano de que se va a hablar
para que los integrantes puedan hacer investigación del tema antes de venir a
la junta y así garantizar más productividad.

La junta trimestral o anual debe de durar de 1 a 2
días y es recomendable que sea fuera de la oficina. De esta manera los
integrantes están enfocados 100% a la junta y no se distraen por cosas del día
a día que estén pasando en la oficina. El objetivo de estas juntas, aparte de
medir el progreso obtenido durante el trimestre o el año, es definir los
objetivos para el siguiente trimestre o año, revisar la estrategia de la
compañía junto con las tendencias de la industria, analizar a los competidores
y determinar las contrataciones estratégicas de personal.

Muchos de los conceptos aquí descritos, fueron tomados
de los siguientes libro(s):

Lencioni,
Patrick. Death by Meetings.

San
  Francisco

: Wiley Inc. 2004

Harnish,
Verne. Mastering the Rockefeller Habits.

New York

: Select Books, Inc. 2002