5 Consejos para Minimizar Costos en Tu Negocio

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Como Lograr el Cambio en la Gestión de Costos

En los años que tengo como empleado por cuenta ajena, y a la vez como consultor de diferentes empresas que buscan desarrollar estrategias de mejora continua, he notado que la gran mayoría de empresarios buscan reducir las diferentes escalas de costos que incurren en las operaciones propias de su actividad.

Permíteme presentarte una estrategia sutil y sencilla que elevará los resultados de tu empresa, y lo más importante, que ayudará a mantener un balance en el mediano y largo plazo de vida empresarial.

Es un dolor de cabeza cuando evaluamos nuestra empresa de manera integral. Podemos darnos cuenta que existen varios costos que afectan la rentabilidad, los cuales están relacionados directamente con la Cadena de Suministro.

Pueden presentarse en las adquisiciones realizadas para abastecernos de materias primas, algunos insumos y otros que sean necesarios para la transformación del producto o la realización del servicio que ofrezcamos a nuestros clientes.

Viéndolo de esta forma, tener la responsabilidad de gestionar aquellos procesos que incurren en la cadena de suministro implica formular objetivos que los abarquen por completo.

Por esta razón, muchas empresas trabajan estas áreas de forma separada y bajo un esquema autónomo de costos -aquí se consideran aspectos como las adquisiciones, fabricación o procesos de transformación, logística out y demás- en los que cada una formula y determina sus propios objetivos casi siempre sin medir de qué forma impactarán en la estructura de la empresa, lo que nos lleva nuevamente a mayores costos vinculados a las diferentes actividades.

Vivimos en un mercado de competencia, en el cada día buscamos mantener y aumentar la participación de nuestra empresa.

Realizar un control adecuado de los costos que intervienen en la cadena de suministro puede convertirse en una estrategia que ayude a garantizar no sólo la competitividad, sino también nuestra supervivencia en el largo plazo.
Un aspecto que considero importante evaluar, y muchos de los medianos empresarios dejan de lado, es el “costo total de propiedad

Una definición según Interpose Inc.:
”Total Cost of Ownership –Costo Total de Propiedad– es un modelo que ayuda a las empresas a analizar todos los costos y beneficios relacionados con la adquisición, desarrollo y uso a lo largo de su ciclo de vida”.

Realizar este análisis nos permitirá identificar los costos directos e indirectos así como los beneficios que podemos obtener dentro del proceso y periodo que evaluemos. Con toda esta información podemos integrar las diferentes áreas que intervienen en la cadena de suministro de nuestra empresa.

¿Y qué beneficios tiene realizar este análisis?

-Venga, ¿en serio preguntas que beneficios te dará un buen análisis?

El análisis de TCO se ha convertido en una herramienta que nos permite ver cómo se comportan -y de qué forma afectan a los resultados generales- las decisiones que tomamos.
En resumidas cuentas, podemos evaluar si nuestras decisiones son para bien o para mal las mejores al momento de proyectar los resultados que esperamos obtener.
Si le ves así, estos son algunos beneficios desde una perspectiva interna:

  • Realizar compras con costo-beneficio valorizado y poder identificar oportunidades de ahorro.
    • Diseñar un ambiente con mayor facilidad para la toma de decisiones, siempre es necesario.
    • Podemos analizar las tendencias de costos y comparar el rendimiento que generan nuestros proveedores hacia nosotros.
    • Nos facilita información para concretar negociaciones e identificar factores críticos para establecer precios.
    Pero allí no queda todo, también hay otros beneficios vistos desde la perspectiva de nuestros proveedores:
    • Podemos evaluar y seleccionar a nuestros proveedores.
    • Nos ayudará a determinar dónde tienen que realizar mayores esfuerzos nuestros proveedores para disminuir sus propios costos.
    • Agiliza la comunicación con nuestros proveedores y orienta el panorama de compra a largo plazo.

Pues bien, he notado generalmente que cuando los que están a cargo de la producción en una empresa definen los objetivos de costos en la cadena de suministro, lo orientan solo a reducir el costo unitario de fabricación.

Esto muchas veces se traduce en grandes producciones, los que a su vez generan mayores costos en el siguiente punto de la cadena. Esto ocurre con frecuencia debido al costo del capital que se invierte en inventarios, grandes provisiones de espacio para almacenar y a las posibles pérdidas que se den dentro de ese gran espacio –por ejemplo robos internos, mermas de producción, etc.- que a mediano y largo plazo aumentan el costo total de la empresa.

He Jordan no me estás dando la solución…

…¿Entonces cómo prevengo esto en mi empresa?

La respuesta es sencilla, aplicando el costo total de propiedad. La finalidad es reemplazar el objetivo de obtener un mejor resultado individual por la búsqueda del mejor resultado global de nuestra empresa.

Listo me convenciste, pero ¿Cómo logro el cambio en la gestión de costos de mi empresa? Y lo más importante ¿por dónde empiezo?

Tranquilo, algunos años de experiencia me han permitido identificar cuáles son los pasos para lograr una mejora continua, si funcionó con los empresarios a quienes asesoré, ya imagino lo que lograrás tú.

Por donde comenzar
1. EL CAMBIO BENEFICIA. Debemos estar convencidos que cambiar la forma en la que gestionamos la cadena de suministro y los costos vinculados a ella beneficiarán a nuestra empresa. Si no estamos todos convencidos pues nos vendrá encima la resistencia, lo que nos llevará a un proceso directo al fracaso. Para lograr exitosamente esta metamorfosis debemos designar un líder efectivo que guíe y sea responsable del cambio.

2. NO MÁS RESULTADOS INDIVIDUALES. El principal paradigma a romper es el manejo autónomo de costos –en otras palabras, cada uno ve por sus propios resultados-. Aquí es muy importante el trabajar en equipo, por lo cual el líder tendrá la ardua labor de romper la resistencia al cambio de cada miembro.

3. LA CABEZA ADELANTE. El responsable de este cambio tiene que ser el que está a cargo de la cadena de suministro de nuestra empresa. Éste a su vez tendrá la tarea de relacionar a los líderes de las demás áreas de trabajo y cada equipo a cargo.

4. EL DETALLE ES LO QUE IMPORTA. Debemos empezar vinculando a los líderes de equipo con el proceso global de la cadena de suministro al mínimo detalle posible -quiere decir que- no debe quedar nadie que esté involucrado en el proceso desde la adquisición hasta la entrega del producto o servicio sin conocer el proceso global de suministro.

5. HORA DE TOMAR CARTAS EN EL ASUNTO. Con todos los miembros puestos al corriente de todo el proceso de la cadena de suministro de nuestra empresa, llega la hora de analizar la ruta crítica de nuestra cadena.

Separar las actividades para identificar los procesos que requieren mejora, así como proyectar los beneficios que se recibirán al implementar la mejora propuesta.

Para terminar, si buscamos mejorar la competitividad de nuestra empresa debemos comenzar por revisar los procesos y el cómo los evaluamos. Trabajar con mente abierta y presta al cambio facilitará el proceso de mejora y el adaptarnos con mayor rapidez a ella.

¡ENHORABUENA! si llegaste hasta aquí ten por seguro que aplicando estos 5 pasos lograrás mejorar la gestión de costos en diferentes áreas de tu empresa. Claro está que cada modelo de gestión es particular y el éxito de mejora dependerá de la profundidad del análisis que hagas en tu empresa.

pregunta

¿Identificas qué procesos requieren de mayor tiempo y recursos en tu empresa?

Ahora te toca a ti.

Déjanos tus comentarios.

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Administrador de empresas con mención en Finanzas y Negocios Internacionales, ha sido consultor de medianos empresarios desarrollando estrategias de crecimiento e inversión sostenible en Perú.

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